การจัดการสานสนเทศส่วนบุคคล

สาระสำคัญ

     การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลอย่างเป็นระบบเป็นสิ่งที่ควรกระทำ เพราะจะช่วยให้บุคคลสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานต่าง ๆ ที่จะต้องทำได้เป้นอย่างดี สามารถจัดเก็บสารสนเทศจำเป็นเพื่อนการค้นหาได้ทันทีที่ต้องการ และนำพาไปสู่ความสำเร็จในการงานและการดำรงชีวิต

      ระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล ประกอบด้วย ฟังก์ชั่นการทำงานหลักสามฟังก์ชั่นหลัก ได้แก่ ฟังก์ชั่นนัดหมาย ฟังก์ชั่นติดตามงาน และฟังก์ชั่นติดต่อสื่อสาร
      เทคโนโลยีระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลที่ดีจะต้องเป็นโทคโนโลยีที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดการกับสารสนเทศส่วนบุคคลได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และประหยัด โดยไม่มีข้อกำจัดใดๆ 

ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล

1.ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล

แนวคิดเกี่ยวกับการวางแผนด้านสารสนเทศสำหรับบุคคลเป็นแนวคิดใหม่ที่ต้องอาศัยทักษะหลานด้านโดยเฉพาะอย่างยิ่งทักษะด้านการจัดการ ทั้งนี้เพื่อให้ประบสบความสำเร็จในการปรกอบกิจการงานและการดำรงชีวิตในยุคการเปลี่ยนแปลงดังเช่นปัจจุบัน แนวคิดนี้เรียกว่า การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล

2.ความหมายของการจัดการสารสนเทศส่่วนบุคคล

การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล เป้นแนวคิดที่อาศัยทักษะหลายด้านในการดำเนินการกับสารสนเทศทุกประเภทที่แต่ละบุคคลได้รับ ทั้งที่เกี่ยวกับการประกอบกิจการงานหรือการดำรงชีวิต เพื่อให้สามารถน้ำสารสนเทศที่สำคัญหรือจำเป้นต่อบุคคลนั้นออกมาใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3.พัฒนาการของระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล

• ระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลในรูปกระดาษ ที่มีมาตั้งแต่อดีตถึงปัจจุบัน
• ระบบสารสนเทศส่วนบุคคลในรูปคอมพิวเตอร์ ซึ่งมีความหลากหลายทั้งด้านรูปลักษณ์ ระดับความสามารถในการทำงาน และราคา ซึ่งแนวโน้มว่าในอนาคตจะมีความผกผันระหว่างขนาดของฮาร์ดแวร์และความสามารถในการทำงานของระบบ
• ระบบจัดการสารสนเทศของกลุ่ม ซึ่งเป็นการเชื่อมโยงสารสนเทศส่วนบุคคลของกลุ่มบุคคลที่ทำงานร่วมกันเข้าด้วยกันโดยผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์

4.องค์ประกอบและประเภทของระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล

• องค์ประกอบของระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
• ส่วนรับเข้า ประกอบด้วย ความต้องการด้านสารสนเทศของผู้ใช้ และข้อมูลที่เข้าสู่ระบบ
• ส่วนประมวลผล
• ส่วนแสดงผล
• ประเภทของระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
• ประเภทรูปลักษณ์ ได้แก่ โปรแกรมสำเร็จรูป และอุปกรณ์เฉพาะ เช่น เครื่องพีดีเอ
• ประเภทฟังก์ชั่นการทำงาน เช่น ประเภทพื้นฐาน ประเภทกึ่งซับซ้อน และประเภทซับซ้อน

5.เกณฑ์การเลือกระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล

การเลือกระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลมีเกณฑ์ที่ควรคำนึงถึงทั้งด้านผู้ที่ใช้ระบบและตัวระบบ ดังนี้

• ด้านผู้ที่จะใช้ระบบ ควรพิจารณาถึงเป้าหมาย ความต้องกา่รด้านสารสนเทศ และสภาพแวดล้อมในการทำงาน
• ด้านตัวระบบ ควรพิจารณาถึงความสามารถในการทำงาน ราคา ความยากง่ายในการใช้และการเรียนรู้ การสนับสนุนด้านเทคนิค การรับฟังความคิดเห็น ตลอดจการทดลองใช้ระบบก่อนการตัดสินใจเลือกระบบใดระบบหนึ่ง

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์

ระแบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์ หรือเรียกอีกชื่อหนึ่งว่าระบบสารสนเทศด้านบุคลากร ได้แก่ ระบบงานที่เกี่ยวข้องกับทุกส่วนงานขององค์กร ดังนั้นระบบสารสนเทศด้านบุคลากรจึงมีบทบาทที่มีผลต่อความสำเร็จขององค์กร โดยระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์ควรจะมีคุณสมบัติในการวิเคราะห์และว่งแผนภาระงาน การจ้างบุคลากร การฝึกอบรบพนักงาน การกำหนดงานให้กับพนักงานและงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร โดยระบบที่มีประสิทธิภาพควรจะสามารถจัดการเรื่องค่าใช้จ่ายด้านบุคลาการให้น้อยที่สุดในขณะที่ยังคงสามารถสนองตอบความต้องการบุคลากรในการดำเนินงานต่าง ๆ เพื่อดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กรได้

การจัดหาระบบสารสนเทศ

หน่วยงานที่ต้องการใช้ระบบสารสนเทศอาจจัดหาระบบมาใช้ได้หลายวิธีด้วยกัน ในที่นี้จะอธิบายให้ทราบเพียงย่อ ๆ

1. จัดสร้างระบบเอง
2. จ้างบริษัทที่ปรึกษา
3. การซื้อระบบสำเร็จ
4. การ Outsourcing

แนวทางการพัฒนาระบบสารสนเทศในหน่อยงาน

การพัฒนาระบบสารสนเทศไม่ว่าจะทำเอง หรือว่าจ้างบริษัทที่ปรึกษาให้ทำให้นั้นอาจทำได้สองวิธีคือ

1. การพัฒนาโดยใช้ระเบียบวิธี (Methodology)
2. การพัฒนาโดยใช้วิธีการทำต้นแบบ (Prototyping)

วัฏจักรพัฒนาระบบงาน

1. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)
2. การวิเคราะห์ระบบ (Systems Analysis)
3. การออกแบบระบบใหม่ (Systems Design)
4. การเขียนโปรแกรม (Programming)
5. การทดสอบระบบ (Systems Testing)
6. การติดตั้งระบบ (Implementation)
7. การเปลี่ยนเข้าสู่ระบบใหม่ (Systems Conversion)